De situatie
MEE ondersteunt mensen bij het organiseren van hun leven, werk en deelname aan de maatschappij. De organisatie groeit, de vraag stijgt, en daarmee ook de complexiteit van het werk. De kernprocessen waren verspreid over meerdere IT systemen, waardoor meeschalen met de groei van de organisatie niet mogelijk was. Wat ooit praktisch begon, werd steeds kwetsbaarder. Overzicht ontbrak, fouten slopen erin en rapportages kostten dagen. Bovendien moest de informatie ook aansluiten op contracten met gemeenten, interne capaciteitssturing en externe verantwoording.
Het was tijd voor een structurele oplossing, maar wel één die recht deed aan de veelzijdigheid van het werk van MEE.
De aanpak
We begonnen bij de basis: hoe werkt MEE écht?
We spraken met caseloadmedewerkers, teamleiders, trainers, financieel specialisten en HR. Samen brachten we in kaart wat zij nodig hadden om goed te kunnen sturen op mensen, trajecten en middelen.
De huidige processen en systemen werden geïnventariseerd en best practices en kennis werden niet weggegooid, maar omgevormd tot startpunt: een functionele blauwdruk die hielp om de logica van het werk te vertalen naar een schaalbare applicatie.
Stap voor stap ontwikkelden we modules, van cliëntdossier tot urenregistratie. Met intensieve betrokkenheid van de teams zelf.
De oplossing
Het resultaat: een geïntegreerde applicatie waarin alle kernprocessen van MEE samenkomen.
Van caseloadmanagement (verzuim, verloop) tot cliënt- en trajectdossiers, budgetbeheer, contractdoorrekeningen en urenregistratie.
Daarbovenop volgden trainingsmodules, rapportages, en een systeem om groepsbijeenkomsten en diploma’s te beheren.
Dankzij koppelingen met BI, AFAS, HRM en de websiteportals vormt de applicatie nu het digitale hart van de organisatie. Via API’s en portals wisselen teams en externe partners veilig informatie uit — betrouwbaar, actueel en Wegiz-proof.
Het resultaat
Wat ooit tientallen losse systemen waren, is nu één samenhangende applicatie die dagelijks door de hele organisatie wordt gebruikt.
Teams hebben realtime inzicht in cliënten, trajecten, capaciteit en budgetten. Rapportages richting gemeenten en financiers zijn eenduidig en betrouwbaar.
Voor medewerkers betekent het: minder administratie, meer focus op hun werk met cliënten.
Voor de organisatie: rust, grip en schaalbaarheid.
De impact
Tien jaar later draait de applicatie nog steeds en groeit hij mee met MEE zelf.
Nieuwe modules, integraties en rapportages sluiten aan op veranderende eisen in het sociaal domein. Zo blijven wij Zocus en dus MEE ondersteunen bij haar maatschappelijke missie.
Vragen over deze case?
Ik vertel je graag meer over deze case en de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Neem contact op