De situatie
Fivoor biedt forensische en intensieve psychiatrische zorg op tientallen locaties in Nederland.
In het aanmeldproces werkten drie verschillende disciplines – verspreid over meerdere afdelingen – met losse Excelbestanden om de status van cliënten bij te houden.
Dat werkte, maar was foutgevoelig, tijdrovend en kwetsbaar.
Onze eerste opdracht: dat proces automatiseren, zonder het onnodig complex te maken.
De aanpak
We begonnen klein. Samen met de betrokken teams hebben we het bestaande Excel-model vertaald naar een digitale workflow.
Door de statusregistratie te automatiseren, kreeg Fivoor direct beter overzicht en minder foutgevoelige handelingen.
Het resultaat werkte zo goed dat we al snel een tweede uitdaging mochten oppakken: de volledige aanmeldflow tussen 36 zorglocaties stroomlijnen.
Aanmeldingen kwamen binnen via verschillende templates, telefoontjes en onbeveiligde e-mails. Het proces was versnipperd en belastend voor medewerkers.
De oplossing
We ontwikkelden een beveiligde aanmeldportal waarin alle 36 locaties op één uniforme manier kunnen werken.
Alle gegevens worden centraal verzameld, gededupliceerd en gecontroleerd op volledigheid, zodat medewerkers niet langer dezelfde informatie hoeven over te typen of te corrigeren.
De nieuwe flow maakt het werk eenvoudiger en betrouwbaarder: minder fouten, minder druk en meer continuïteit in de bedrijfsvoering.
Belangrijk daarbij was dat we het bestaande proces niet radicaal veranderden, maar optimaliseerden op basis van wat al goed werkte.
We luisterden, discussieerden en toetsten stap voor stap samen met de teams: wat is de meest logische, veilige en mensvriendelijke werkwijze?
Het resultaat
Fivoor beschikt nu over één gestandaardiseerde, veilige manier van werken voor alle aanmeldingen.
De foutgevoeligheid is sterk verminderd, de druk op medewerkers is afgenomen en de organisatie heeft beter grip op data, planning en capaciteit.
Wat begon als een enkele Excel-optimalisatie, is uitgegroeid tot een duurzame digitale basis waarop Fivoor verder kan bouwen.
De impact
De aanmeldportal wordt inmiddels organisatiebreed gebruikt en vormt het fundament voor verdere digitalisering binnen Fivoor.
Medewerkers hebben meer rust, cliënten worden sneller en veiliger aangemeld, en de organisatie kan met vertrouwen verder opschalen.
Eén uniforme manier van werken, ontstaan door goed luisteren, slim bouwen en samenwerken met de mensen die het dagelijks doen.
Vragen over deze case?
Ik vertel je graag meer over deze case en de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Neem contact op