De situatie
MEE stond op het punt om twee regio’s te fuseren.
Dat klinkt strategisch logisch, maar voor de dagelijkse praktijk — processen, data, systemen en mensen — betekent het een enorme verandering.
De migratie moest plaatsvinden in een vol kalenderjaar, terwijl de organisatie gewoon doorging.
Bovendien lag de deadline vast: tussen 31 december en 2 januari moest een compleet nieuw gecombineerd systeem operationeel worden.
Daarbij kwamen drie belangrijke uitdagingen:
- Data-integriteit mocht niet in gevaar komen; eindejaarsrapportages en contractuele verplichtingen moesten ongestoord doorgaan.
- AVG-eisen vereisten strikte scheiding van cliëntgegevens, terwijl dubbele cliënten gededupliceerd moesten worden.
- Medewerkers met dubbele rollen moesten naadloos in één omgeving kunnen werken — inclusief correcte urenregistratie, rollen en rechten.
Het was duidelijk: dit was meer dan een technische migratie. Dit was een operatie in het hart van de organisatie.
De aanpak
We namen vijf maanden de tijd om de fusie tot in detail voor te bereiden — zonder dat medewerkers daar last van hadden in hun dagelijkse werk.
Samen met de opdrachtgever organiseerden we:
- wekelijkse overleggen
- procesbegeleiding en meedenken over vraagstukken uit de organisatie
- transparante communicatie
- het testen en valideren van nieuwe workflows
Cruciaal was onze keuze om de verandering geleidelijk te laten landen.
In plaats van één grote overgang op 1 januari, gaven we medewerkers verspreid over vijf maanden kleine updates in de applicatie.
Zo werd de nieuwe omgeving stap voor stap vertrouwd terrein, zonder big bang of extra werkdruk.
De oplossing
We ontwikkelden één toekomstbestendige applicatie waarin:
- beide organisaties samenkomen
- historische gegevens volledig behouden blijven voor rapportages, audits en gemeentelijke contracten
- AVG-gescheiden cliëntinformatie veilig wordt geïntegreerd
- dubbele dossiers automatisch en zorgvuldig worden ontdubbeld
- rollen, rechten en urenverantwoording voor medewerkers met dubbele functies correct zijn ingericht
Het resultaat: één stevig fundament dat zowel de complexiteit van de fusie als de groeiambities van de nieuwe organisatie aankan.
Het resultaat
Op 2 januari stond er één werkend systeem, volledig gevuld met betrouwbare data en direct klaar voor dagelijks gebruik.
Eindejaarsrapportages verliepen zonder vertraging, contractuele verplichtingen bleven intact, en bijna 300 medewerkers konden zonder verstoring of grote leercurve doorwerken.
Er was geen big bang — alleen een soepele overgang.
De impact
De fusie leidde niet alleen tot één organisatie, maar ook tot één manier van werken, gebaseerd op vertrouwen, stabiliteit en transparantie.
Omdat teams al maanden stap voor stap waren meegenomen, ervaarden ze rust en controle in een periode die normaal gesproken stressvol zou zijn. Door samen te bouwen, luisteren en geleidelijk te veranderen, werd een complexe fusie een zorgvuldige transitie — precies zoals het hoort in een organisatie die werkt met en voor mensen.
Vragen over deze case?
Ik vertel je graag meer over deze case en de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Neem contact op