De situatie
LWOE biedt onderwijs aan leerlingen die tijdelijk of structureel extra ondersteuning nodig hebben. Dat vraagt om meer dan alleen goed onderwijs: ook registratie, rapportage en communicatie moeten feilloos aansluiten.
In de praktijk betekende dat: verschillende Excelbestanden, handmatige rapportages en losse communicatiestromen richting ouders, scholen en gemeenten.
Daarbij kwam de noodzaak om te voldoen aan de landelijke BRON/DUO-verantwoording — foutloos en tijdig.
Kortom: veel data, veel verantwoordelijkheden, en de wens om één systeem te hebben dat overzicht én vertrouwen brengt.
De aanpak
We begonnen met gesprekken met de teams die dagelijks werken met leerlinggegevens, trajectregistraties en oudercommunicatie.
Van administratie tot mentoren en directie: iedereen had zijn eigen werkwijze, maar ook dezelfde wens — minder dubbel werk, meer grip op kwaliteit.
Samen met LWOE hebben we de bestaande Zocus-omgeving doorontwikkeld. We voegden modules toe die passen bij hun specifieke onderwijscontext en de eisen van BRON/DUO.
Ook ontwikkelden we geavanceerde communicatietemplates, zodat berichten aan ouders en verzorgers eenduidig, veilig en persoonlijk konden worden verstuurd.
De oplossing
De nieuwe Zocus-omgeving is nu het centrale punt van waarheid voor LWOE.
Leerlingdossiers, groepsregistraties, trajectinformatie en urenverantwoording, alles wordt op één plek beheerd.
De BRON/DUO-koppeling zorgt voor automatische en foutloze uitwisseling van gegevens, terwijl medewerkers in de praktijk nauwelijks extra handelingen hoeven te verrichten.
De communicatiemodules maken het eenvoudig om vanuit één omgeving ouders en verzorgers te informeren — via sjablonen die aansluiten op de tone of voice en verplichtingen van de organisatie.
Het resultaat
De administratieve druk is drastisch verminderd. Teams werken met actuele, betrouwbare data en hebben altijd inzicht in leerlingstatus, trajecten en verantwoording.
Rapportages naar gemeenten en DUO verlopen soepel en zonder stressmomenten.
Voor ouders en verzorgers is de communicatie nu helder, persoonlijk en tijdig — precies zoals LWOE het bedoelt.
De impact
LWOE beschikt nu over een stabiel en toekomstbestendig systeem dat meebeweegt met hun groei en de veranderende eisen in het onderwijsdomein.
De combinatie van Zocus, BRON/DUO-integratie en slimme communicatietemplates zorgt voor overzicht, rust en vertrouwen — bij het team én bij de gezinnen die zij ondersteunen.
Eén systeem dat niet alleen de administratie stroomlijnt, maar de verbinding met ouders versterkt.
Vragen over deze case?
Ik vertel je graag meer over deze case en de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Neem contact op